La mayoría de las organizaciones dedican bastantes esfuerzos a hacer que sus acciones aparezcan en los medios de comunicación tradicionales. Pero creo que muchas de ellas descuidan la forma en la que después se recopilan estas apariciones. Recoger los recortes de prensa en los que aparezca citada nuestra organización o una actividad en la que participemos puede ser muy útil:
- Permite justificar subvenciones.
- Hacer memorias para presentar nuestra organización
- Estudiar el tratamiento que han dado los periodistas a nuestra actividad
- Corregir la forma en que tratamos de comunicar
- …
Y además de útil puede ser bastante sencillo si nos fijamos cierta metodología de trabajo. Voy a tratar de dar una serie de consejos sobre ello y os ánimo a que contéis como lo realizáis en vuestra asociación en los comentarios.
Lo primero es fijar a un miembro de la entidad como el encargado de este asunto, esta persona puede coincidir (o no) con el responsable de comunicación. Es conveniente que la mayoría de los integrantes conozcan quien se encarga de esto. También sería recomendable crear una dirección de correo específica que todos conozcan y que no varíe aunque cambie la persona que realiza estas tareas.
Cuando entrevisten a alguien de la asociación en la radio, el entrevistado debería solicitar el archivo de audio (podcast). Muchas radios no tienen problemas en entregarlos y algunas las colocan ellas mismas en internet. Una vez tengamos el podcast hay que enviárselo al «encargado de recopilado» para que lo archive.
Las apariciones en televisión son más complicadas. Podríamos tratar de solicitar a la productora el archivo de vídeo o estar atentos para grabarlo nosotros si tenemos una tarjeta sintonizadora de televisión instalada en el ordenador. Como en el caso anterior deberíamos tratar de avisar por anticipado al responsable de comunicación para que intente grabarlo.
Para la prensa escrita tenemos dos opciones. La primera (y más tradicional) sería que cuando supiésemos que íbamos a salir en algún periódico avisásemos al responsable para que lo comprara, recortara el artículo en cuestión y lo escanease para tener una copia digital del mismo. En todo caso, cualquier persona que encontrase un artículo sobre la organización debería informar al responsable por si nadie lo había detectado y encargarse ella misma de conseguir y escanear el artículo para hacérselo llegar a quien corresponda. Esto requiere de cierta pedagogía entre los miembros de la asociación para que estén atentos a las noticias que sobre ella pueda haber.
La segunda opción la podemos tomar como complementaria o como substitutiva de la anterior, y consiste, en configurar el servicio Alertas de Google para recoger las noticias de nuestra organización que salgan en los medios digitales. Recordemos que la mayoría de noticias de la prensa escrita son replicadas en sus páginas web por lo que está opción nos evitaría rastrear los periódicos «a mano». Cuando nos llegue una alerta, seguimos el enlace hasta la noticia y pasamos la página web a un archivo PDF, porque el PDF es más cómodo de almacenar o imprimir en papel posteriormente si lo necesitamos.
Siguiendo estas 4 pautas podemos almacenar en formato digital todas nuestras apariciones en los medios. A modo de resumen lo que debemos hacer es:
- Fijar a un responsable
- Si alguien acude a la radio solicitar el podcast
- Si alguien sale que apareceremos en la televisión avisar para que sea grabado
- Configurar Alertas de Google y guardar las noticias de la web como archivos PDF
El siguiente paso será estudiar como almacenar esa información para que sea fácilmente accesible cuando la necesitemos, pero esto será objeto de otro artículo.
Para completar un poco la información, os dejo unos apéndices que explican más en detalle algunos de los aspectos ya descritos. El apéndice 4 y el 5 están tratados muy por encima pero es que no es objeto de este artículo describir como se usan los lectores de feeds.
Apéndice 1. Como usar Alertas de Google.
El servicio Alertas de Google nos permite recibir en nuestro correo electrónico un aviso cada vez que las palabras clave que hemos definido aparecen en la web. En este aviso habrá un enlace a la noticia (o página) en la que aparecen los términos.
La frecuencia con la que recibimos los correos puede ser configurada, de modo que recibamos un aviso en el momento en que el buscador detecte que se han empleado los términos, o bien recibamos un mail recopilatorio una vez al día o una vez a la semana. Es decir, si en un día se producen 10 noticias relacionadas con nuestra búsqueda y tenemos seleccionado en frecuencia «cuando se produzca» recibiremos 10 correos ese día, si tenemos seleccionado en frecuencia «una vez al día» recibiremos un sólo mail con enlaces a las 10 noticias.
Según el artículo de la wikipedia sobre Google Alerts, En realidad la alerta no saltará necesariamente cada vez que nuestras palabras clave «aparezcan en la web» sino que podemos configurar ese comportamiento. Si en tipo seleccionamos «noticias», el correo lo recibiremos cuando una noticia de Google News con esos términos se sitúe entre las 10 más importantes. Si seleccionamos web saltará cada vez que una nueva web se sitúe entre los 20 primeros resultados cuando realizamos una búsqueda de google sobre esos términos. Y si seleccionamos «exhaustivo» saltará cuando se produzca cualquiera de los dos hechos anteriores.
Al parecer no es necesario registrarse para que funcione, aunque yo creo que lo más recomendable es crear una cuenta google, o registrar nuestra dirección de correo electrónico regular como una cuenta google.
Para más información sobre el tema podéis consultar las preguntas frecuentes, es especialmente interesante la 8 que copio aquí:
8. Recibo muchos resultados de temas equivocados. ¿Cómo puedo definir mejor la búsqueda?
Puede definir mejor la búsqueda con las consultas avanzadas de las Alertas de Google. Para descubrir aprender a cómo definir mejor su búsqueda en la Web, por favor, visite la página general de Búsqueda avanzada. Cuando encuentre una búsqueda que produzca resultados satisfactorios, copie el texto de la consulta que aparece en el cuadro de búsqueda y péguelo en el cuadro de búsqueda de la página principal de Alerta alertas de Google.
Apéndice 2. Recomendaciones sobre los términos de búsqueda para Google Alerts.
- No usar signos de acentuación o puntuación, es decir buscaremos ingenieria y no ingeniería. Además pondremos todas las palabras en minúsculas.
- Cuando el nombre de la organización sea compuesto lo encerraremos entre comillas así:: «ingenieria sin fronteras» ::
- Para emplear distintas maneras de nombrar la organización en la misma búsqueda emplearemos el termino OR (en mayúsculas). Por ejemplo para buscar por las siglas por las que nos conocen y el nombre oficial podríamos escribir :: isf OR «ingenieria sin fronteras» :: Cuidado al emplear siglas porque pueden ser usadas por distintas organizaciones y no dar resultados certeros.
- Hay que tener en cuenta que a veces el nombre de la organización no aparece correctamente escrito, por ejemplo es habitual que aparezca Ingenieros sin Fronteras, en lugar del correcto que es Ingeniería.
Para finalizar os indico que busquedas vamos a usar en Enxeñería sen Fronteiras Galicia.
| **Buscar Términos** | **Tipo** | **Frecuencia** | **Comentarios** |
|---|---|---|---|
| «ingenieria sin fronteras» OR «ingenieros sin fronteras» | Exhaustivo | Semanal | |
| «enxeñeria sen fronteiras» OR «enxeñeiros sen fronteiras» | Exhaustivo | Semanal | La dividimos en dos porque hay un máximo de palabras en cada busqueda |
| «enxeñeria sin fronteiras» OR «enxeñeiros sin fronteiras» OR «enxeñaria sen fronteiras» | Exhaustivo | Semanal | Está mal escrito pero lo he visto así en algún medio así que hay que adaptarse |
| «auga con fronteiras» | Exhaustivo | Diario | Una campaña que estará en marcha en breve |
Apéndice 3. Como guardar una página web como un PDF
En Windows el sistema más sencillo para esto es instalar el programa PDFCreator. Este programa es gratuito y libre (licencia GPL). Al instalarlo se crea una impresora virtual en el sistema de nombre PDFCreator. Cuando queremos pasar cualquier documento a PDF (una página web, una hoja de cálculo,…) lo único que tenemos que hacer es darle a imprimir desde el menú adecuado del programa que estemos usando y cuando salen las opciones de impresión pulsar en nombre, para cambiar la impresora predeterminada por PDFCreator. Aceptamos y a partir de ahí el programa nos irá guiando en lo que debemos hacer, para acabar teniendo una copia en PDF del documento deseado.
Apéndice 4. Como detectar nuestra aparición en blogs.
El buscador más reconocido de blogs en este momento es technorati. Si queremos detectar de manera automática cuando nuestra organización está siendo citada en la blogsfera acudiremos a la página de technorati y en el campo de búsqueda de avanzada preferiblemente escribiremos nuestros términos de búsqueda.
En la página de resultados aparecerá una frase de este estilo «Search in entire post of blogs with some authority in spanish [change]». Le daremos a «change» y seleccionaremos «any authority» y «all languages». Y volvemos a efectuar la búsqueda.
Para que el sistema nos avise de alguna forma de nuevos blogs que hablan de lo que hayamos buscado podemos subscribirnos mediante un feed pulsando en el botón «subscribe» que estará más o menos encima de la frase que mencione antes.
Apéndice 5. Forma alternativa de usar Google Alerts.
Lo que hace Google Alerts en realidad es cada cierto tiempo hacer una búsqueda de nuestros términos en Google News y en el propio buscador de Google y enviarnos un correo electrónico con los nuevos enlaces detectados. Para el servicio de noticias (no vale para la web) en lugar de configurar Google Alerts podríamos hacer la búsqueda que nos interese y luego subscribirnos al feed que se genera con esa búsqueda. No me extiendo en esto porque la opción de emplear Google Alerts creo que es mejor.
Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.