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Almacenaje y clasificación local (recortes de prensa 03)

En el artículo anterior contaba que la mejor forma de almacenar las apariciones de nuestra entidad en los medios de comunicación es hacer uso de los aplicaciones sociales de la web 2.0 porque ganamos en transparencia y visibilidad. Para aquellos que quieran (o tengan) que optar por el método más tradicional de guardarlas en el disco duro podemos pensar en una serie de recomendaciones. Desde mi punto de vista deberíamos hacer las dos cosas, colgarlas en internet y guardarlas en nuestro disco duro a modo de copia de seguridad.

Emplear nombres de archivo claros y que sigan siempre la misma estructura. Preferiblemente cortos y sin espacios por ejemplo: medio_fecha (elpais_13-11-2007) o actividad_medio (auga_con_fronteiras_elpais), …

Pensar con cuidado la estructura de directorios bajo la que guardaremos los archivos. Dependiendo del volumen de noticias que generemos puede ser suficiente con guardar todas las noticias que se produzcan en un año dentro de un directorio o bien subdividirlo en semestres, es decir:

  • 2007

  • enero-junio

  • julio-diciembre

  • 2008

  • enero-junio

  • julio-diciembre

Si pensamos que cada una de nuestras actividades va a salir en varios medios, lo más conveniente podría ser dividirlo por años y dentro de cada año por actividades o campañas.

Para poder encontrar las noticias más rápidamente, sacar listados y un mejor seguimiento hay que indexar los archivos que vayamos guardando. Lo más sencillo para hacer el índice es seguramente crear una hoja de cálculo o un documento de texto con una estructura sencillita y cómoda. Os dejo un ejemplo de hoja de cálculo que podéis usar o adaptar a vuestras necesidades en formato openoffice (también la he exportado a excel pero no se que tal quedara)

Para hacerla he presupuesto una serie de cosas:

  • Nuestra entidad no genera demasiadas noticias en prensa
  • El formato que se emplea para los nombres de archivo es medio_fecha y la estructura de directorios en función de los años. Por ello se resalta el nombre y la fecha y no hace falta un campo adicional para el nombre y la ubicación del archivo.
  • Se usa de modo complementario a la estrategia web 2.0 por eso hay espacios para enlazar los archivos en la red.
  • Para favorecer el ser metódicos arriba de todo arriba de todo he puesto los campos medio, lugar y formato. A medida que tengamos una noticia de un nuevo medio (lugar, …) lo añadiremos a la lista y cuando guardemos una noticia de algún medio que ya esté en la lista lo nombraremos de esa manera. Con esto evitamos poner en algunos sitios elpais y en otros el_pais por ejemplo.
  • Se puede imprimir en un folio en vertical así que no juguéis mucho con los anchos de las columnas y los márgenes.

Como comenté antes si vamos a generar bastantes noticias de cada actividad, seguramente un orden más adecuado sería que en lugar de agregar las noticias por año (en las distintas hojas del excel) las agrupáramos por actividades. Por supuesto puede haber ocasiones en que estructuras más simples se adapten mejor a nuestras necesidades.

Esta serie consta hasta el momento de 4 artículos.